Hợp lý hóa hoạt động và tự động hóa nhiệm vụ
Một trong những cách quan trọng nhất mà AI có thể mang lại lợi ích cho nhân viên hành chính là tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian để cán bộ tập trung vào sáng kiến đồng thời lập kế hoạch thực hiện.
Các chatbot và trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI có thể xử lý những yêu cầu thường xuyên từ người dân, hỗ trợ 24/7 đồng thời giảm khối lượng cuộc gọi, email và tăng hiệu suất bằng cách cung cấp thông tin chính xác trên các trang web của chính phủ. Điều này cho phép đội ngũ cán bộ tập trung vào những vấn đề đòi hỏi phải tương tác trực tiếp với người dân.
Tự động hóa quy trình (Robotic process automation, RPA) có thể tự động hóa các tác vụ như nhập dữ liệu, xử lý ứng dụng và quản lý tài liệu, giảm lỗi đồng thời cải thiện độ chính xác.
Một hội thảo về ứng dụng AI trong công tác hành chính
Tăng cường ra quyết định với những phân tích dữ liệu lớn
AI có thể phân tích lượng lớn dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, cung cấp những thông tin giá trị có thể tham mưu cho cán bộ ra quyết định tốt hơn. Điều này sẽ dẫn đến việc phân bổ nguồn lực, cung cấp dịch vụ được cải thiện và phát triển chính sách hiệu quả hơn.
Phân tích dự đoán có thể giúp chính quyền địa phương dự đoán nhu cầu và xu hướng trong tương lai, chẳng hạn như tắc nghẽn giao thông, tăng dân số hoặc thiên tai tiềm ẩn... Qua đó cho phép chính quyền chủ động giải quyết các thách thức và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn trong thời gian hợp lý nhất, chẳng hạn như bão lụt, dịch bệnh...
Đánh giá rủi ro có thể giúp chính quyền địa phương xác định các rủi ro và nguy cơ tiềm ẩn trong cộng đồng, để thực hiện biện pháp phòng ngừa và chuẩn bị cho những trường hợp khẩn cấp.
Quản lý cơ sở hạ tầng thông minh có thể tối ưu hóa việc sử dụng năng lượng trong các công trình công cộng, cải thiện hệ thống quản lý nước, tăng cường quản lý môi trường, chất thải từ cộng đồng và các khu vực sản xuất. Điều này có thể dẫn đến tiết kiệm đáng kể chi phí lẫn lợi ích cho môi trường.
Cải thiện sự tham gia và giao tiếp của công dân
AI có thể giúp chính quyền địa phương tương tác với người dân hiệu quả hơn, cung cấp các dịch vụ được cá nhân hóa và thông tin phù hợp. Điều này sẽ dẫn đến gia tăng sự tin tưởng và hài lòng của người dân.
Giao tiếp được cá nhân hóa có thể được sử dụng để nhắm mục tiêu thông điệp đến các cộng đồng cụ thể, bảo đảm rằng thông tin đến đúng đối tượng vào đúng thời điểm.
Hỗ trợ trò chuyện đa ngôn ngữ có thể giúp chính quyền địa phương giao tiếp với cư dân nói các ngôn ngữ khác nhau, phá vỡ rào cản ngôn ngữ và cải thiện khả năng tiếp cận thông tin.
Công cụ AI ghi lại các cuộc thảo luận, tóm tắt ngắn gọn và làm nổi bật những mục thảo luận từ các cuộc họp với cộng đồng, nâng cao hiệu quả cho thư ký. Các phát biểu có thể chuyển từ âm thanh sang dạng chữ để phân tích và tổng hợp nhanh chóng cho chủ tọa nắm bắt những ý trọng điểm của toàn cục.
Phân tích phương tiện truyền thông xã hội có thể giúp chính quyền địa phương hiểu được tình cảm, quan điểm của công chúng và xác định mối quan tâm của cộng đồng, giúp cán bộ thấu hiểu, từ đó đáp ứng hiệu quả hơn nhu cầu của cư dân.
Đạo đức liên quan đến việc sử dụng AI
Việc sử dụng AI đặt ra một số vấn đề cần quan tâm về đạo đức, đặc biệt là liên quan đến quyền riêng tư dữ liệu và sự thiên vị tiềm ẩn trong việc lựa chọn thuật toán lẫn huấn luyện AI. Các thuật toán AI có thể làm thiên lệch những "quan điểm" có trong dữ liệu mà chúng được đào tạo. Điều này có thể dẫn đến kết quả thiên vị trong các lĩnh vực như phê duyệt khoản vay, quyết định tuyển dụng hoặc thực thi pháp luật. Chính quyền địa phương phải nhận thức được ảnh hưởng của sự thiên vị và thực hiện các bước để giảm thiểu nó thông qua kiểm tra dữ liệu, thuật toán đồng thời đánh giá tính công bằng.
Hệ thống AI thường yêu cầu lượng lớn dữ liệu để huấn luyện hiệu quả. Điều này làm dấy lên lo ngại về việc thu thập, lưu trữ, bảo mật thông tin cá nhân nhạy cảm. Chính quyền địa phương phải bảo đảm rằng các hoạt động thu thập dữ liệu là minh bạch, hợp pháp và giảm thiểu việc thu thập dữ liệu không cần thiết. Các chính sách quản trị dữ liệu cần thiết được áp dụng mạnh mẽ để bảo vệ quyền riêng tư của công dân và tuân thủ quy định nhà nước.
Việc sử dụng hệ thống AI có thể liên quan đến việc chia sẻ dữ liệu với các nhà cung cấp bên thứ ba hoặc các cơ quan chính phủ khác. Điều này làm dấy lên lo ngại về bảo mật dữ liệu và khả năng truy cập trái phép hoặc lạm dụng. Chính quyền địa phương phải đánh giá cẩn thận các thỏa thuận chia sẻ dữ liệu và thực hiện biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của công dân và nhà nước.
Chính quyền địa phương phải thiết lập các chính sách rõ ràng để lưu giữ và xóa dữ liệu. Điều này bảo đảm rằng dữ liệu không được lưu trữ vô thời hạn và được xử lý an toàn khi không còn cần thiết. Nếu không làm như vậy có thể dẫn đến vi phạm quyền riêng tư và trách nhiệm pháp lý.
Hệ thống AI không nên được sử dụng để thay thế hoàn toàn quyết định cuối cùng của con người. Chính quyền địa phương phải bảo đảm rằng các hệ thống AI được sử dụng làm công cụ hỗ trợ việc ra quyết định, chứ không phải để tự động hóa các quyết định mà không có sự giám sát của con người. Điều này rất quan trọng để ngăn chặn các kết quả thiên vị đồng thời bảo đảm việc sử dụng AI có đạo đức và trách nhiệm.
Chính quyền địa phương nên tổ chức các cuộc thảo luận về việc sử dụng AI, giải thích những vấn đề quan tâm và xây dựng lòng tin với dân. Điều này có thể thông qua các diễn đàn công cộng, khảo sát và tham vấn cộng đồng. Các hướng dẫn về đạo đức AI cần phát triển rõ ràng cho việc sử dụng AI, quyền riêng tư dữ liệu, thiên vị, minh bạch và trách nhiệm giải trình. Những hướng dẫn này nên được công bố công khai và xem xét thường xuyên.
Thách thức và cơ hội
Mặc dù những lợi ích tiềm năng của AI đối với chính quyền địa phương là đáng kể, nhưng cũng có những thách thức cần được quan tâm như sau:
Quyền riêng tư dữ liệu là vấn đề quan trọng, vì chính quyền địa phương phải bảo đảm rằng thông tin nhạy cảm được bảo vệ khi sử dụng các công cụ hỗ trợ AI.
Sự sẵn sàng của lực lượng cán bộ được đào tạo là điều cần thiết, vì nhân viên phải được huấn luyện và phổ cập để sử dụng, quản lý hiệu quả các công nghệ AI.
Hạn chế về ngân sách có thể là rào cản đối với việc triển khai các giải pháp AI, vì chi phí ban đầu khả năng là đáng kể.
Khả năng không thích nghi với sự áp dụng công nghệ AI từ cán bộ và người dân cũng có thể cản trở việc áp dụng AI.
Bằng cách giải quyết những thách thức này và nắm bắt các cơ hội do AI mang lại, chính quyền địa phương có thể tạo ra các cộng đồng hiệu quả hơn, đáp ứng và kiên cường hơn, cuối cùng nâng cao chất lượng cuộc sống cho cư dân của họ.
*
* *
AI có tiềm năng cách mạng hóa cách thức hoạt động của chính quyền địa phương, nâng cao hiệu quả, tăng cường ra quyết định và tăng cường sự tham gia của người dân.
Bằng cách tận dụng các công cụ và giải pháp do AI cung cấp, chính quyền địa phương có thể hợp lý hóa hoạt động, tự động hóa các nhiệm vụ và đưa ra những quyết định dựa trên dữ liệu, cuối cùng dẫn đến kết quả tốt hơn cho cộng đồng.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giải quyết những thách thức liên quan đến quyền riêng tư dữ liệu, sự sẵn sàng của lực lượng cán bộ được huấn luyện AI, hạn chế ngân sách và khả năng không muốn đổi mới của cán bộ lẫn người dân để nhận ra đầy đủ lợi ích của AI. Khi AI tiếp tục phát triển, các chính quyền địa phương nắm bắt tiềm năng của nó sẽ có vị trí tốt để tạo ra các cộng đồng hiệu quả, đáp ứng và sáng tạo hơn.